Menyelamatkan Arsip Sebagai Bukti Otentik Kinerja Lembaga

SLEMAN-Dalam rangka mengelola dan menyelamatkan arsip sebagai bukti otentik kinerja sebuah lembaga, Bawaslu Kabupaten Sleman mendapatkan pendampingan teknis penomoran dan penataan arsip pada hari Selasa tanggal 16 November 2021.

Pendampingan teknis penomoran dan penataan arsip ini dilakukan oleh Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta (DPAD DIY) dengan mengirimkan tiga orang personelnya.

Dalam sambutan yang diberikan di Ruang Media Center Bawaslu Kabupaten Sleman, Ketua Bawaslu Kabupaten Sleman, M. Abdul Karim Mustofa, menyampaikan beberapa hal kepada tim dari DPAD DIY.

"Sebelumnya, kami ucapkan terima kasih kepada bapak dan ibu dari tim DPAD DIY yang pada hari ini telah berkenan untuk datang dan melakukan pendampingan terkait penataan dan pengelolaan arsip", tuturnya.

"Terus terang, sejak lembaga kami bediri secara permanen pada tahun 2018, kami belum benar - benar mengelola dan menyimpan arsip yang dihasilkan oleh aktivitas lembaga kami sesuai dengan aturan - aturan kearsipan", lanjutnya.

"Sehingga kami berharap setelah adanya pendampingan dari tim DPAD DIY pada hari ini, ke depannya kami dapat menata, mengelola, dan menyimpan arsip dengan baik dan benar sesuai dengan standar yang ditetapkan", pungkasnya.

Sementara itu, dalam bimbingan teknis yang diberikan, salah satu anggota tim dari DPAD DIY, Yunianti, sebelumnya meminta kepada staf pengelola arsip di Bawaslu Kabupaten Sleman untuk menyortir terlebih dahulu data - data apa saja yang hendak diarsipkan.

"Setelah disortir, data atau berkas yang akan diarsip, dicatat satu per satu ke dalam daftar nama arsip kemudian dibungkus dengan kertas khusus dan diberi kode sesuai dengan nomor urut yang ada di dalam daftar, lalu dimasukkan ke dalam dus penyimpanan khusus arsip", ujarnya.

"Penomoran dan penataan ini juga berfungsi untuk memudahkan pencarian serta untuk memudahkan penentuan jadwal retensi arsip", sambungnya.

"Penyimpanan dan pengelolaan arsip yang benar dalam jangka panjangnya merupakan penyelamatan memori kolektif bangsa", sambungnya kembali.

Lebih lanjut, Yuni yang merupakan Arsiparis Ahli ini menjelaskan jika arsip harus disimpan dalam ruangan khusus yang bebas dari gangguan aktivitas keseharian manusia dan bahkan binatang sekalipun.

Ruang penyimpanan arsip juga harus terhindar dari air dan kelembaban yang tinggi agar arsip dapat terpelihara dengan baik, tidak mudah rusak.(*)